Benchmarking é mais do que comparar

Adm. Antonio Andrade*

Comparar-se com os vitoriosos pode ser uma experiência bastante proveitosa. Se o seu negócio não está no topo da lista dos melhores, decerto, ainda há algo por se fazer. Cada ponto mais acima no ranking pode significar um melhor percentual no resultado e consequentemente uma maior rentabilidade.

As organizações atuais não podem deixar de desenvolver quatro princípios fundamentais: aprender, inovar, colocar em prática e melhorar continuamente. Isto não muda nos dias de hoje e nem tão pouco daqui para frente. O que realmente mudará, e seguirá mudando, é a velocidade e a forma em que estas coisas acontecerão e quanto mais rápido forem executadas pela empresa melhor será para ela, não só em função das necessidades de mercado, mas também para sua indispensável sobrevivência e crescimento.

A gerência é o centro do sistema que deve incentivar a utilização de métodos, técnicas e ferramentas que permitam a organização aprender, inovar, implementar a inovação e melhorar sistematicamente. Dentre as várias tecnologias de gestão, o benchmarking permite a realização de comparações estratégicas como um modo de competir de forma contínua, onde a organização trilhará sempre um caminho que permitirá atingir seus objetivos de aprendizagem e inovação de maneira rápida e de forma acertada.

O benchmarking é um processo poderoso para a melhoria de qualidade e que pode trazer resultados altamente positivos se bem aplicado. Constitui-se em uma excelente oportunidade para gerar soluções potenciais na medida em que ele ajuda a determinar a eficácia de uma solução.

Por definição, benchmarking é um processo metodológico que compara o desempenho da organização com os melhores, e a partir daí busca a superação através do desenvolvimento de ações dentro da organização com este objetivo.

Simplificando, benchmarking é o processo de (a) descobrir o que comparar; (b) descobrir qual é o padrão de excelência; (c) determinar que métodos ou processos produzem esses resultados; e (d) decidir fazer as mudanças ou melhorias na nossa própria maneira de fazer negócios, a fim de igualar ou suplantar o padrão de referência de mercado, criando um novo padrão de excelência.

Benchmarking é libertar-se do passado e abraçar o futuro, trata-se de um processo de aperfeiçoamento que é dotado de propósito, externamente focalizado, baseado em medidas, intensivo de informações, objetivo e, fundamentalmente, gerador de ações.

A Xerox constitui-se em um exemplo do uso bem-sucedido do processo de benchmarking e que fez escola, conforme pesquisa realizada em 1987 pela DataQuest: “O programa de Benchmarking da Xerox merece parte do crédito pela virada que a empresa deu nos últimos anos. Uma maneira inteiramente nova de fazer negócios foi inaugurada com a implantação deste programa. Todos os grupos, produtos e sistemas foram analisados à proporção em que a Xerox buscava novos meios de se tornar mais competitiva. Embora esta discussão tenha se concentrado no sistema de desenvolvimento de produtos da Xerox, outras organizações e sistemas da empresa também foram drasticamente alterados. A recente reorganização da empresa teve como objetivo torná-la um padrão referencial em entrega de produtos e eficiência metodológica”, conforme citado em seu Guia de PRM – Padrões Referenciais de Mercado, do Programa de Liderança através da Qualidade, que lhe conduziu a ser a primeira vencedora do Prêmio Nacional de Qualidade.

Como pode ser notado, existe sempre algo de valor a ganhar ao perceber uma nova perspectiva, quando se compara o melhor e se descobrem ideias e práticas que podem nos ajudar. Benchmarking pode prover um enfoque externo para ajudar a identificar oportunidades de melhorias e constituir-se em uma excelente alternativa gerencial para melhoria do desempenho organizacional.

Quem de nós não teve a curiosidade de ler a Revista Exame – Melhores e Maiores e, de alguma forma, buscar um referencial em que pudéssemos nos enquadrar e dizermos orgulhosos: nisto, estamos iguais a eles. E os outros pontos… Frustrante? Não. Achamos uma boa desculpa e seguimos adiante, até o ano que vem, quando tudo se repete. Por que não tirar proveito disto e crescer mais um pouco como pessoas e como profissionais?

Benchmarking deve ser entendido como um processo sistemático para identificar e aprender e, disto, tirar proveito para buscar a superação.

Um processo de Benchmarking deve ser desenvolvido de maneira estruturada. Porém, isto não descarta outras possibilidades de comparação, já que estamos fazendo isto a toda hora, só que o conhecimento cresce e nada fazemos baseado neste conhecimento adquirido. Por que não tirar proveito disto?

“Deixe o caminho batido ocasionalmente e mergulhe nos bosques. Você será certo que você achará algo que nunca viu antes”.

Alexander Graham Bell

Descrevemos a seguir um processo de Benchmarking, em sete passos, que pode contribuir para um melhor entendimento a seu respeito:

CONCEPÇÃO

Benchmarking é o resultado de uma preparação cuidadosa. É importante prestar atenção para entender e levar adiante de forma convergente os elementos do benchmarking, decidir pelo projeto apropriado, envolver as pessoas certas e formar um time de Benchmarking capacitado.

PLANEJAMENTO

Benchmarking, como acontece com qualquer outro projeto, tem que ter um escopo de projeto definido, como também uma linha de tempo predeterminada para conclusão. Para começar a fase de planejamento, o time de Benchmarking tem que entender por que e como o projeto foi concebido e o programa ou processo que deseja alcançar. O projeto de Benchmarking deve definir o plano e fixar, por escrito, todos os detalhes para assegurar a aceitação da alta administração.

LEVANTAMENTO PRELIMINAR

O time de Benchmarking coleta dados do desempenho da indústria relativos ao objetivo do programa e aos processos definidos para identificar empresas com programas de classe mundial para estudo. Nesta fase, desenvolve-se ainda tarefas de suporte, que devem incluir: desenvolvimento de critério para selecionar as empresas alvo, determinação das técnicas de coleta e fontes de pesquisa e forma de abordagem do parceiro para realização do Benchmarking.

SELEÇÃO DE DADOS

Neste passo, o time de Benchmarking seleciona as empresas com processos de classe mundial e desenvolve a seleção de dados a serem utilizados. Se o time de Benchmarking determinar que visitar as escolhidas é o melhor método de busca de informações, a equipe escolhe as empresas que se encontram dentro dos critérios estabelecidos e organiza visitas de Benchmarking nestas organizações.

ANÁLISE

Usando os dados levantados, o time de Benchmarking compara os processos e seus resultados para identificar potenciais áreas de melhorias, tendo condição, a partir daí, de identificar os elementos essenciais para o planejamento de implementação. O time de Benchmarking avalia então os “gaps” entre o modelo e os processos existentes para priorizar as atividades de implementação.

IMPLEMENTAÇÃO

Quando o estudo de Benchmarking é completado e as recomendações para melhoria comunicadas a todas as partes afetadas, o responsável pela implementação estabelece metas operacionais, planos e estratégias de mudança. A organização assegura que há apoio necessário para a realização da mudança e garante que os achados no Benchmarking realizado sejam comunicados a todas as pessoas envolvidas nos processos alvo. Nesta fase, é importante divulgar os resultados de todo o trabalho a fim de gerar confiança e entusiasmo de todas as partes envolvidas.

AJUSTES

Como em todos os programas para a melhoria contínua, o time de Benchmarking avalia e ajusta as mudanças realizadas no processo alvo, bem como no próprio programa de desenvolvimento do Benchmarking e determina a frequência necessária e seus prazos para continuidade do processo.

Neste processo é muito importante achar os parceiros ideais para realização do Benchmarking, aí vão algumas dicas, que é claro, não se esgotam aqui:

Fontes incluem o seguinte:

            . Diários de comércio e publicações de negócios;

            . Clientes internos e externos;

            . Consultas a peritos de indústria;

            . Networking por seminários e organizações de profissionais;

            . Câmaras comerciais e associações de classe.

Critérios importantes para considerar durante a procura:

            . Empresas avaliações de destaque em publicações de negócios;

            . Desempenho financeiro, tecnologia, margens básicas de vendas, inovação     de produtos ou serviços, tamanho da organização, dentre outros;

            . Opinião de clientes, fornecedores etc.

Estreitando as possibilidades:

            . Desenvolva uma matriz de critérios importantes para estudo;

            . Lembre-se que nenhuma organização é melhor em todas as áreas;

            . Selecione vários parceiros e os melhores elementos de cada um.

*O Adm. Antonio Andrade é conselheiro titular do CRA-RJ no biênio 2019/2020, professor–pesquisador da Unirio, pós-doutorado em Administração (Universidade do Porto –FEP) e Ciência da Informação (UFRJ-IBICT).