O desafio de melhorar a performance operacional

Quando o profissional de logística é contratado por uma empresa, seja como gestor ou consultor, normalmente ele é chamado em uma reunião onde é exposto que a operação não está atingindo os indicadores de performance desejados pelos clientes (internos ou externos), isto vem causando inúmeros prejuízos, alguns mensuráveis, outros não. Grande parte das vezes, o desafio de melhorar a performance operacional vem acompanhando de questões relacionadas aos custos da mesma.

Normalmente, quando este tipo de desafio é apresentado, alguns profissionais pensam imediatamente em soluções tecnológicas sofisticadas, em mudanças radicais de equipe, na terceirização do problema, na busca por outros culpados e, infelizmente, alguns profissionais até declinam da posição por acreditar que o desafio apresentado não poderá ser vencido.

Claro que existem diversas formas de procurar superar este tipo de desafio (que, vale destacar, é grande), mas, neste pequeno artigo, procurarei destacar alguns pontos que poderão contribuir para atingirmos os objetivos propostos:

1. 1.       Entendimento dos números

Primeiro é importante entender bem os números da operação, ou seja, o profissional precisa saber quais são os indicadores, como eles são medidos e quais as metas a serem alcançadas. Além dos indicadores, é preciso ter em mãos todos os custos da operação.

Esta primeira etapa nos auxiliará a entender com maior clareza onde estamos, como somos avaliados, onde precisamos chegar e quanto recurso financeiro é usado nesta operação.

É muito comum nesta etapa encontrarmos um excesso de indicadores de performance e não termos informações detalhadas sobre os custos por atividade. Minha dica é: tente reduzir ao máximo o número de indicadores, tenha foco nos indicadores VITAIS e deixe os TRIVIAIS para um segundo momento.

Com relação aos custos, comece por segregações mais simples, dividindo os custos que são fixos dos variáveis e busque ir refinando esta informação com o tempo. Em uma operação, é importante iniciarmos o mês tendo em mente os grandes números relacionados aos custos, como por exemplo quanto custa o valor da folha de pagamento, locação de imóvel, locação de equipamento etc.

1. 2.       Pessoas

Quando olhamos para uma operação logística, precisamos enxergar as pessoas que estão nela. É muito comum serem tomadas ações imediatistas com relação à equipe atual, visando assim justificar os problemas atuais.

Minha sugestão é procurar fazer um “inventário” sobre a sua equipe. Identifique a qualificação de cada um, o que os motiva, o que os desmotiva e principalmente se eles estão no local certo. Usando o futebol como exemplo, se colocarmos um ótimo goleiro de centroavante somente porque ele é alto, podemos estar desperdiçando um bom talento no gol e deixando de dar oportunidade a um centroavante habilidoso de estatura mediana.

Transmita claramente para cada membro da equipe qual a sua função, o que é esperado dele, as metas a serem atingidas e identifique o que você, como gestor, tem que oferecer de suporte para eles.

Exponha a situação atual e a desejada e, principalmente, ouça, ouça, ouça muito a opinião deles com relação à solução dos problemas existentes, pois quase sempre as soluções emergem da iniciativa de colaboradores, por isso é essencial manter os ouvidos abertos às sugestões. No entanto, para que estas iniciativas surjam, é importante criar um clima que propicie esta atitude por parte da equipe.

Pessoas cientes do que se espera delas, envolvidas na solução do problema e comprometidas com o resultado são a chave do sucesso de qualquer projeto. É muito importante saber reconhecer e comemorar os pequenos resultados que irão surgindo, assim o time vai ficando mais confiante e motivado a alçar novos voos.

Com relação aos membros que não se engajarem, tenha certeza de que a própria equipe vai encaminhá-los para outros desafios (talvez no concorrente).

 

1. 3.       Processos

Muitas vezes, problemas ocorrem pois os processos são falhos, ou seja, os executantes da tarefa não têm clareza do que precisa ser feito, não sabem como deve ser feito e por isso acabam executando da forma que eles entendem ser a mais adequada.

Escolha os principais processos da operação e faça um mapeamento de como ele é realizado, identifique as oportunidades de racionalização (faça sempre o mais simples possível), descreva de forma objetiva como o processo deve ser feito, capacite as pessoas a executarem conforme o estabelecido e acompanhe se estão ocorrendo desvios em relação ao que havia sido proposto.

Uma dica, não redesenhe seus processos dentro de sua sala. Faça isto na área, buscando opinião dos executores pois assim você conseguirá entender, na prática, se sua ideia poderá ser implementada, além, é claro, de fazer com que a equipe se sinta a “dona” deste novo processo.

Aproveite este momento de revisão e questione sempre o motivo pelo qual tal atividade é realizada. Pergunte sempre se ela agrega algum valor. Pergunte sempre se esta atividade deixasse de ser realizada o que ocorreria? Com base nestas perguntas, elimine todas as atividades dispensáveis, tornando assim o trabalho mais leve e focado no que realmente agrega valor.

 

1. 4.       Gestão dos Resultados

Há muito tempo aprendi e uso o ditado “medir é importante, pois não se melhora o que não se mede”.

Quadros de gestão com resultados diários, semanais, mensais e acumulados conseguem transmitir para toda a equipe a evolução obtida com as ações tomadas e os pontos que ainda precisam ser melhorados.

Com isto, a equipe começa a colocar energia nos pontos onde é mais necessário. Ao ver os números, surgirão ideias de outras pessoas que podem não estar envolvidas diretamente no problema, mas que, por também estarem vendo e por isso participando do resultado, podem enxergar uma solução que não havia sido pensada antes.

Resultados atingidos merecem comemoração e reconhecimento. Para os não atingidos é necessário que o grupo faça uma reflexão crítica sobre o que ocorreu. A análise do problema, juntamente com as discussões sobre as ações que não deram os resultados esperados, proporcionará um aprendizado para o time que irá se aprimorando na solução do problema.

Tenho certeza de que existem diversas outras formas de buscar a solução para o desafio apresentado. Sei também que grande parte das soluções envolvem muitos mais aspectos do que os escritos aqui, mas tenho convicção de que cada um dos itens acima possibilitará um ganho de performance na operação.