O design organizacional e os desafios das organizações de pequeno porte
A maneira como uma organização se estrutura para operar em um determinado mercado é crucial para o uso racional dos recursos, sejam eles humanos, físicos, financeiros, materiais ou tecnológicos. Nesse contexto encontramos o design organizacional, que pode ser compreendido como o processo de criar e estruturar uma organização para que a mesma alcance seus objetivos e metas em termos de redução de custos, aumento da produtividade. melhoria da qualidade, criação de um ambiente que incentive a criatividade e a inovação, incluindo o enfrentamento dos desafios naturais do crescimento, quando crescer é parte dos objetivos de médio e de longo prazo de empreendedores.
O design envolve a definição da estrutura, dos processos, das responsabilidades e das relações entre os diferentes componentes da organização. Uma rápida consulta sobre o tema¹ irá indicar que tais atividades envolvem o estabelecimento de hierarquias, amplitude de comando ou de controle, da formação de áreas funcionais, equipes e responsabilidades, fluxos de trabalho, políticas, normas, procedimentos, implementação de tecnologias para suportar os processos e decisões, governança, além da disseminação de crenças, costumes e valores que irão moldar o comportamento dos membros da organização. Pesquisas demonstram que muita dedicação vem sendo dada ao tema², dado o potencial de impactar o negócio e sua sustentabilidade.
O organograma é, provavelmente, a parte mais visível desse conjunto de ações, pois espelha e dá visibilidade à forma com que o time estará organizado para o alcance do que se pretende, reconhecendo-se a curva de aprendizado das pessoas e dos processos de gestão em uma nova engrenagem ou formação tática. Grandes organizações, com dispersão geográfica nacional ou internacional, atuação em diferentes mercados ou negócios, pensam e repensam regularmente tais estruturas, buscando uma provocação necessária ao status quo e a busca permanente pela otimização dos recursos empregados e maximização do retorno do capital nas diferentes frentes. Empresas menores, no entanto, frequentemente, limitam suas visões sobre o design, sobre a estrutura, pelo entendimento de que não necessitam ou não podem dispor de um contingente humano para ocupar todas as diferentes posições.
Para Fayol³, as funções essenciais de qualquer organização formal, de qualquer porte, em qualquer negócio deveriam envolver a parte técnica (1) – produção e distribuição de bens e serviços; comercial (2) – compra, venda e parcerias; financeira (3) – captação, aplicação e uso adequado do dinheiro; segurança (4) – proteção dos ativos físicos, colaboradores, clientes e fornecedores; contábil (5) – registro, classificação, controle e análise das transações e do patrimônio – e, por fim, na função administrativa (6), responsável, em todos os níveis, pelo planejamento, organização, direção/condução e controle das atividades da organização.
Ainda nesse contexto, Fayol indicou a necessidade da observância de diversos princípios essenciais, também para organizações formais de qualquer tamanho. Isso inclui, a partir de diferentes perspectivas, a divisão do trabalho, clareza na definição de autoridade e responsabilidade, fortalecimento do senso de disciplina, unidade de comando e de direção, subordinação dos Interesses Individuais aos interesses gerais do negócio, a racionalidade do processo de compensação financeira para acionistas e colaboradores, centralização e descentralização das atividades, conforme valor a ser agregado, firmeza na hierarquia, na ordem, na equidade e justiça interna, na busca por uma certa estabilidade do quadro de colaboradores, na criação do espírito de equipe e nas ações para que pessoas se sintam comprometidas com os destinos da organização.
É razoável imaginar que micros e pequenas empresas tenham estruturas organizacionais mais simples, o que pode limitar a especialização e a eficiência; que possuam recursos mais limitados, com reflexo na implementação de mudanças organizacionais; dependência do proprietário e alguma dificuldade para delegação de tarefas e tomada de decisões; cultura familiar, o que pode dificultar a implementação de práticas de gestão mais formais; maior resistência à mudança, com reflexo na adaptação ao mercado ou à própria concepção de estrutura; problemas de comunicação entre os funcionários e os sócios, a despeito de pouca ou nenhuma camada hierárquica.
Quais são as oportunidades, por outro lado, a serem consideradas, quando pensamos no chamado design organizacional? Em conversa com as gestoras Carla Martins Coelho e Damiana Cordeiro , especialistas em Gestão de Pessoas, alguns pontos podem ser destacados:
– Estabeleça uma direção clara para a empresa a partir de uma missão, valores e visão.
– Pense inicialmente nas funções essenciais para o negócio e não em pessoas ou cargos.
– Defina e compartilhe objetivos claros e metas SMART.
– Utilize indicadores e métricas que possam medir o alcance ao longo do tempo.
– Crie ou seja uma força tarefa para a busca de processos mais eficientes.
– Promova crenças, valores e comportamentos que sustentem os esforços internos.
É importante lembrar que funções essenciais são funções essenciais, independentemente da quantidade de caixinhas no organograma ou do número de pessoas, estejam elas dentro ou fora da organização. Isso implica dizer que um sócio, por exemplo, pode ser responsável por diferentes funções essenciais, além de sua condição de sócio, de membro do board. Um sócio pode ser parte do conselho gestor da organização, do comitê de gestão, atuando em colegiado, ao mesmo tempo em que assume o papel de gestor financeiro e de operações da empresa. Outro sócio pode ser membro do mesmo colegiado, mas também gestor das funções comerciais, podendo envolver compra, venda, marketing e parcerias. A clareza dos diferentes papeis e diferentes funções permitirá uma execução dentro dos referidos limites e a partir dos direcionadores definidos e da autonomia e disciplina necessárias.
Tamer Shahin, em seu canal envolvendo a formação de CEOs⁴, destaca que organizações com apenas uma pessoa também exigem preocupação com o design organizacional⁵; com uma estrutura bem definida, mesmo que uma pessoa tenha que se desdobrar em diferentes direções. Isso porque diversas são ou podem ser as funções essenciais de qualquer negócio, com ou sem pessoas internamente dedicadas integralmente a esta ou aquela função ou atividade. Cada função, papel ou responsabilidade possui desafios, objetivos, delimitações, interfaces, autonomia, metas, indicadores e métricas, exigindo um conjunto de competências, de habilidades. Destaca o executivo que isso normalmente envolve finanças, marketing e vendas, serviços aos clientes, operações (produção, logística), administração/gestão de pessoas, tecnologia da informação, jurídico e suprimentos, independentemente do tamanho do negócio.
Quem já lidou com o tema, por certo já compreendeu que a estrutura de uma organização é dinâmica e que precisa ser pensada em um prazo que considere curvas de aprendizado, solidificação dos novos processos internos, identificação, contratação e/ou formação de pessoas, criação e fortalecimento de uma cultura que sirva de fomento e que seja orientadora para os comportamentos esperados. Quem já lidou com esse assunto por certo já precisou construir e transformar modelos de operação, criar planos de contingência e dar grande ênfase à gestão de pessoas em suas diferentes dimensões, seja na aquisição, na manutenção, na retenção, no desenvolvimento e, em alguns casos, até mesmo no desligamento⁶ e suporte à recolocação.
Que outras reflexões você sugere sobre o tema design organizacional em organizações de pequeno porte? Deixe seus comentários no Espaço Opinião!
SAIBA MAIS:
⁴ https://youtu.be/3SueKp-Km3U?si=WKt1OEw5H92tZogf
⁵ https://www.youtube.com/watch?v=5y0obrJhdhE&t=47s
⁶ https://www.youtube.com/watch?v=TLTXL71HLEI
*Adm. Marcelino Tadeu de Assis é autor de livros voltados à Administração.
