Gerenciamento de crises na gestão de facilities
O gerenciamento de crises na gestão de facilities é o processo de identificar, prevenir e resolver problemas inesperados que possam afetar a empresa.
Para gerir crises, é importante ter um plano de ação, que inclua estratégias de comunicação e contatos de emergência. O gerenciamento de crises envolve o planejamento estratégico, a coordenação e a resposta a eventos inesperados ou emergências que possam interromper as operações normais ou representar riscos para o pessoal, os ativos ou o meio ambiente em uma instalação ou organização. Isso inclui o Planejamento de Continuidade de Negócios e medidas de preparação para emergências destinadas a manter as funções essenciais durante as crises.
O gerenciamento de crises prioriza as considerações de saúde e segurança como parte integrante de seus esforços de planejamento estratégico, coordenação e resposta.
Principais aspectos:
- Planejamento estratégico: Os protocolos de resposta a emergências incluem medidas específicas para proteger o bem-estar do pessoal, como procedimentos de evacuação, protocolos de assistência médica e disposições para lidar com possíveis riscos à saúde.
- Coordenação: Estabelecer linhas claras de comunicação e coordenação entre as principais partes interessadas também inclui preocupações com saúde e segurança. Isso garante que informações oportunas sobre possíveis riscos à saúde ou à segurança sejam compartilhadas entre as partes relevantes, permitindo ações de resposta rápidas e adequadas.
- Resposta: Durante eventos de crise, a implementação dos planos de gerenciamento de crise e BCP inclui a priorização de medidas de saúde e segurança. As ações imediatas podem envolver a evacuação do pessoal para locais seguros, a prestação de assistência médica a pessoas feridas e a implementação de medidas para conter ou atenuar os riscos à saúde, como derramamentos de produtos químicos ou contaminantes transportados pelo ar.
- Preparação para emergências: A preparação proativa para emergências inclui treinamento e simulações abrangentes que enfatizam os protocolos de saúde e segurança. Os funcionários são treinados em primeiros socorros, e outras técnicas de salvamento de vidas, além de serem instruídos sobre os possíveis riscos à saúde associados a diferentes cenários de crise. Isso garante que eles estejam equipados para responder de forma eficaz a emergências, minimizando os riscos para si mesmos e para os outros.
- Melhoria contínua: Revisões e avaliações regulares dos planos de gerenciamento de crises incorporam feedback sobre o desempenho de saúde e segurança. As lições aprendidas com incidentes anteriores são usadas para aprimorar os protocolos de saúde e segurança, refinar os procedimentos de resposta e melhorar a preparação geral para crises futuras, reduzindo, assim, a probabilidade de lesões ou doenças durante emergências.
Ao integrar as considerações de saúde e segurança em todos os aspectos das práticas de gerenciamento de crises, as organizações podem proteger efetivamente o bem-estar de seus funcionários e, ao mesmo tempo, garantir a continuidade das operações em tempos de crise.
Como definir uma crise?
Se ainda não o fez, em algum momento você poderá se deparar com uma ou poucas crises para administrar. As principais características gerais de uma crise no gerenciamento de facilities podem incluir:
- Gravidade
- Urgência
- Perturbação
- Complexidade
- Imprevisibilidade
Aqui estão os tipos típicos de crises no gerenciamento de instalações, incluindo ameaças cibernéticas:
- Desastres naturais
- Falhas tecnológicas
- Incidentes de segurança
- Emergências de saúde e segurança
- Interrupções operacionais
- Incidentes ambientais
- Falhas de serviços públicos
Essas crises podem variar em termos de gravidade, complexidade e impacto, destacando a importância de planos abrangentes de gerenciamento de crises e medidas de preparação adaptadas para lidar com cada tipo de crise de forma eficaz, incluindo ameaças cibernéticas no mundo digitalmente interconectado de hoje. A escala de gravidade das crises é definitivamente útil e pode ajudar a avaliar e categorizar o impacto e a urgência de diferentes tipos de emergências.
Aqui está uma escala de gravidade geral que pode ser adaptada a várias instalações e organizações:
Baixa gravidade: Crises que têm impacto mínimo sobre as operações e representam riscos limitados para o pessoal, os ativos ou o meio ambiente. Esses incidentes podem ser facilmente contidos e resolvidos com os recursos e procedimentos existentes.
Gravidade moderada: Crises que têm um impacto perceptível nas operações e representam riscos moderados para o pessoal, os ativos ou o meio ambiente. Esses incidentes podem exigir recursos adicionais e coordenação para serem tratados com eficácia, mas são gerenciáveis com medidas de resposta adequadas.
Alta gravidade: Crises que têm um impacto significativo nas operações e representam riscos substanciais para o pessoal, os ativos ou o meio ambiente. Esses incidentes exigem atenção imediata e esforços abrangentes de resposta para reduzir o impacto e garantir a segurança e a continuidade das operações.
Gravidade crítica: Crises que têm um impacto grave e potencialmente catastrófico sobre as operações e representam riscos iminentes para o pessoal, os ativos ou o meio ambiente. Esses incidentes exigem uma ação urgente e decisiva para evitar uma escalada maior e minimizar os danos, muitas vezes exigindo a mobilização de recursos externos e a coordenação com as equipes de emergência. Ao usar uma escala de gravidade, as equipes de gerenciamento de instalações podem priorizar os esforços de resposta, alocar recursos de forma eficaz e comunicar a urgência da situação às partes interessadas. Isso ajuda a garantir que as medidas apropriadas sejam tomadas para lidar com as crises prontamente e minimizar seu impacto nas instalações ou na organização.
O gerenciamento de crises na gestão de facilities pode ser feito por meio de um plano de ação, comunicação clara e objetiva, e um comitê de crise.
Para gerenciar crises, é importante:
- Ter um plano de ação
- Identificar os riscos que a empresa pode correr
- Definir uma equipe de liderança de crises
- Comunicar-se de forma clara e objetiva
- Manter a calma e pensar estrategicamente
- Ser transparente e evitar especulações
- Evitar palavras alarmistas ou negativas
- Medir os resultados
Um “Plano de gerenciamento de crises” é essencial para garantir a resiliência e a sustentabilidade de uma organização diante de eventos inesperados ou emergências. Ele oferece uma abordagem estruturada para gerenciar crises, proteger pessoas, ativos e reputação, e permitir que a organização se recupere e prospere em circunstâncias desafiadoras.
Escala de gravidade:
- Plano geral de comunicação
- Procedimentos de escalonamento
- Treinamento e exercícios
- Revisão e aprimoramento contínuo
Com a implementação desse plano abrangente de gerenciamento de crises, incluindo uma escala de gravidade, planos gerais de comunicação e procedimentos de escalonamento, pretendemos responder efetivamente às crises, proteger o pessoal e os ativos e garantir a continuidade das operações.
O objetivo de uma Política de Gerenciamento de Crises é fornecer uma estrutura para o gerenciamento eficaz de crises, que possa garantir a segurança do pessoal, proteger os ativos, manter a continuidade dos negócios e reduzir o impacto das emergências em nossas operações e reputação.
A política abrange uma série de crises em potencial, incluindo, entre outros, desastres naturais, falhas tecnológicas, incidentes de segurança, emergências de saúde e segurança, interrupções operacionais e incidentes ambientais.
Política:
- Liderança e responsabilidade
- Avaliação e planejamento de riscos
- Preparação e treinamento
- Comunicação e coordenação
- Resposta e recuperação
O objetivo de uma Plano de Escalonamento de Crises é delinear os procedimentos para escalonamento de crises para garantir resposta e resolução oportunas e eficazes. O plano visa fornecer diretrizes claras para identificar, avaliar e escalar crises com base em sua gravidade e impacto.
O plano deve se aplicar a todos os funcionários, prestadores de serviços e partes interessadas envolvidos ou afetados pelas atividades de gerenciamento de crises na Organização. Ele abrange uma ampla gama de possíveis crises, incluindo desastres naturais, falhas tecnológicas, incidentes de segurança, emergências de saúde e segurança, interrupções operacionais e incidentes ambientais.
Procedimentos de escalonamento:
- Escalonamento interno
- Escalonamento externo
- Avaliação e planejamento de riscos
- Preparação e treinamento
- Comunicação e coordenação
- Resposta e recuperação
- Procedimentos de escalonamento
- Revisão e aprimoramento pós-crise
- Documentação e manutenção de registros
- Análise e revisão
- Aprovação
As principais conclusões incluem:
- A preparação é fundamental: A identificação de riscos potenciais, o desenvolvimento de planos abrangentes de gerenciamento de crises e a realização de treinamentos e exercícios regulares são essenciais para estar preparado para responder com eficácia às crises.
- Comunicação eficaz: A comunicação clara e oportuna, tanto interna quanto externamente, é fundamental para gerenciar crises, manter a confiança e mitigar o impacto sobre as partes interessadas.
- Coordenação e resposta: O estabelecimento de protocolos claros para coordenação e resposta garante uma reação rápida e organizada às crises, permitindo que a organização reduza os riscos e mantenha as funções essenciais.
- Alocação de recursos: A alocação adequada de recursos, inclusive recursos humanos e materiais, é essencial para gerenciar crises e atender às necessidades críticas durante emergências.
- Aprendizado e adaptação: Os de briefings pós-crise, as revisões e os esforços de melhoria contínua ajudam as organizações a aprender com as experiências, identificar áreas para melhoria e aprimorar a preparação para crises futuras.
Em geral, o gerenciamento eficaz de crises requer planejamento proativo, comunicação clara, esforços de resposta coordenados e um compromisso com a melhoria contínua. Ao priorizar o gerenciamento de crises e implementar estratégias robustas, as organizações podem enfrentar as crises com sucesso, proteger seu pessoal e seus ativos e salvaguardar sua reputação e sustentabilidade de longo prazo.
Adm. Rodrigo Bottino do Amaral é registrado no CRA-RJ nº20-75590. Contato: [email protected]
