Reuniões Virtuais Produtivas

*Adm. Leonardo Fuerth

Mesmo em tempos de isolamento social e home office, as reuniões entre colaboradores são fundamentais para o desenvolvimento de tarefas e para superação de crises de qualquer natureza.

Esperamos, através das reuniões de trabalho, respostas e soluções para os mais diversos problemas possíveis. Via de regra, quando bem planejadas e organizadas, as reuniões melhoram a comunicação interna, consolidam o espírito de equipe e são excelentes geradoras de ideias inovadoras.

Porém, as reuniões virtuais não devem brotar ao acaso em nossas telas de computador. Da mesma forma que um indivíduo deve se preparar para dar uma aula, conduzir uma conferência ou treinar equipes, também é essencial para o sucesso de uma reunião que a preparação dos participantes seja a melhor possível para o alcance dos objetivos institucionais.

É bem verdade que não existe receita de bolo para alcançar o êxito em uma reunião, mas diretrizes básicas podem e devem ser consideradas para maximizar os seus resultados.

Então vamos às dicas que podem aumentar a produtividade das reuniões virtuais:

NIVELAMENTO DE INFORMAÇÕES – Compartilhe antecipadamente, por meio de grupos de WhatsApp ou plataformas de trabalho, os documentos de referência que serão objeto de análise durante a reunião virtual. Assim podemos dar a cada participante o tempo necessário para leitura, reflexão e construção de um senso crítico do problema. Cada um tem o seu ritmo.

PAUTA X DURAÇÃO – As reuniões virtuais requerem muita atenção, concentração, disciplina e capacidade de síntese. A “pauta” deve conter apenas assuntos de caráter urgente, importante e geral, de modo que o encontro não ultrapasse as duas horas de duração, e olhe lá!

PARTICIPANTES – Convide pessoas que possuam diferentes pontos de vista e que possam oferecer alternativas de solução para um mesmo problema, isso pode ser um bom caminho para a construção de uma visão holística e qualitativa. Mas resista à tentação de convidar um número elevado de pessoas.

DOCUMENTAÇÃO – Separe na área de trabalho os documentos que desejará compartilhar com o grupo durante a reunião, assegurando-se que esse material estará legível e sintético. Cuidado especial com gráficos e tabelas.

ORGANIZAÇÃO – Avise seus familiares que você estará em reunião no horário definido, inclusive para evitar o uso simultâneo e excessivo da banda da internet, para não prejudicar a transmissão de imagem e som. Use fones de ouvido e mantenha os microfones desligados enquanto não fizer uso da palavra. A câmera também poderá ser desligada caso você considere invasivo mostrar o que eventualmente se passa em seu lar.

PREPARAÇÃO – Vista-se de forma adequada e escolha um ambiente com boa iluminação e pouco ruído. Como nas reuniões presenciais, deixar o telefone celular em modo silencioso será de grande valia. Não se alimentar durante a reunião também é bastante recomendável. Mas tenha água à mão.

TEMPO É DINHEIRO  – Iniciar a reunião na hora marcada significa respeitar os participantes e disciplinar a equipe para o cumprimento da agenda. A reunião virtual, mais do que a presencial, não é o momento para discurso professoral, mas sim de apresentações objetivas. E o chat deve ser um espaço para se pedir a palavra e para curtas observações, evitando assim uma reunião paralela que sequestre a atenção dos participantes.

DESENVOLVIMENTO – Como coordenador da reunião, apresente objetivamente cada tema e distribua a palavra aos colaboradores que adicionarão novas informações para o amadurecimento do grupo. Busque o consenso evitando impor o seu ponto de vista. Como participante, apresente aspectos técnicos, gerenciais ou estratégicos que contribuirão para a melhor tomada de decisão.

FECHAMENTO – Estabeleça os desdobramentos da reunião: tarefas a serem desenvolvidas pelos grupos ou indivíduos, contatos a serem efetivados e expectativas quanto ao desenvolvimento e prazos para os trabalhos. Agradeça a todos pela colaboração e comprometimento e abra um espaço para despedidas cordiais.

REGISTRO – Envie em até duas horas, para todos os participantes da reunião, uma síntese do que foi decidido, e mais uma vez parabenize a equipe pela performance e compromisso com os objetivos organizacionais.

Boa reunião! E fique em casa!

*Adm. Leonardo Fuerth é superintendente do CRA-RJ, professor e autor do livro Técnicas de Reunião (Editora GEN/LTC, 2009).