Realizando um inventário com sucesso
Sabemos que atualmente, concretizar uma venda é um grande desafio, pois a forte concorrência aliada ao momento econômico que estamos vivenciando, tornam imprescindíveis que todos os processos da empresa estejam voltados para o atendimento ao cliente.
Muitas empresas investem (corretamente) em ações mercadológicas no sentido de entender e atender as expectativas de seus clientes, procurando assim oferecer e entregar a eles o produto certo, na quantidade solicitada, no momento desejado pelo cliente e a um custo que atenda tanto ao cliente como a empresa.
Pois bem, imagine agora a seguinte situação: O cliente decidiu adquirir um determinado produto. Você consulta seu sistema de informações e verifica que existe disponibilidade do mesmo para entrega, confirma isto para o cliente e, na hora de pegar o produto para enviar para ele, não consegue achar o mesmo no almoxarifado, ou seja, o produto consta no sistema mas fisicamente ele não é encontrado.
Depois de algumas horas revirando todas as caixas, você chega à conclusão de que, a quantidade que você viu como disponível no sistema. realmente não existe e. você então terá que fazer contato com o cliente para dar esta péssima notícia a ele. Pode até ser que você consiga convencer o cliente a trocar o produto por um similar, mas a imagem de sua empresa ficará arranhada.
Infelizmente a situação retratada acima é mais corriqueira do que deveria ser, e basicamente a causa dela ocorrer é a ausência de um processo de inventário eficaz. Isso mesmo inventário !!!
Os processos de inventário existem para assegurar que as quantidades de itens disponíveis nos registros (sistemas) da empresa sejam as mesmas que existem realmente, ou seja, é a forma de assegurar que as quantidades do mundo virtual (sistemas) sejam iguais as existentes no mundo real (quantidades físicas disponíveis).
Quando me perguntam o que é necessário para realizar um processo de inventário com sucesso, destaco que este processo inicia-se muito antes da realização da contagem física. Por isso compartilho aqui algumas dicas que uso quando estou a frente destes processos:
PREPARAÇÃO
- Faça uma classificação ABC (ordenação por ordem de importância, criticidade ou valor) de todos os itens que sua empresa tem em estoque. Os itens mais importantes, mais críticos ou mais caros serão os itens A (normalmente de 10 a 15% da lista), em seguida teremos os itens B (intermediários) e provavelmente teremos uma grande quantidade de itens C (grande quantidade sem grande representatividade $). Esta classificação é importante para podermos dar foco no processo de arrumação, contagem, análise de divergências e ajustes.
- Estabeleça a periodicidade de contagem, ou seja, os itens A serão contados quinzenalmente, os itens B mensalmente e os itens C trimestralmente por exemplo.
- Tente agrupar, o máximo possível, os itens iguais em um mesmo local e verifique se os mesmos estão identificados. Aproveite e separe as caixas fechadas das abertas (já mexidas).
- Identifique de forma visível os locais onde os materiais estão armazenados (numere as prateleiras, gavetas, espaços externos, galpões …)
- Planeje junto com todas as áreas da empresa que no dia do inventário não poderão ocorrer nem movimentações físicas nem contábeis. Para isso é importante que todos os documentos de entradas e saídas sejam registrados no sistema, bem como todos os materiais requisitados sejam entregues e todos os recebidos sejam colocados em seus locais de guarda. Muitas empresas fazem inventários nos finais de semana ou em feriados prolongados.
- Antes do início da contagem peça ao pessoal de sistemas que “congele” todas as informações e restrinja os acessos de consulta e movimentação de estoques a um grupo seleto de pessoas e gere as folhas / etiquetas de contagem
EXECUÇÃO
- Faça uma reunião com a equipe de contagem e equipe de apuração informando como estas atividades deverão ocorrer;
- Realize a 1ª. contagem unitária de cada item. Preferencialmente as contagens devem ser em duplas formadas por uma pessoa da área de almoxarifado (estoque) e uma pessoa de outra área;
- Registre no sistema (ou na listagem) o resultado da 1ª. Contagem. Se houver divergência entre a quantidade contada e a constante no registro do sistema, solicite uma 2ª. Contagem feita por uma dupla diferente. Repita este processo até a 3ª. Contagem e caso a divergência permaneça, solicite a presença do coordenador do inventário para avaliar a situação relativa a divergência encontrada
APURAÇÃO, AVALIAÇÃO DE DIVERGÊNCIAS E AJUSTES
- Faça a análise das divergências encontradas. Aconselho a analisar divergências relacionadas a quantidade e a valor e busque junto as áreas responsáveis as justificativas para estas divergências, sendo que estas deverão ser colocadas no plano de ação de melhorias nos processos, evitando assim que estas causas se repitam.
- Prepare o relatório de ajustes (itens, quantidades e valores) com as devidas justificativas. Solicite a aprovação das áreas responsáveis e peça que sejam realizados os ajustes no sistema, fazendo assim com que a situação real constatada seja espelhada nos registros do sistema.
