Administradores de Empresas no mercado de Gerenciamento de Facilities

Tornar-se um gerente de facilities é uma carreira empolgante e dinâmica que combina conhecimento técnico, experiência em gerenciamento e uma profunda compreensão da eficiência operacional.

O gestor de facilities é o profissional que se responsabiliza por coordenar e gerenciar todas as práticas necessárias para conservar a boa infraestrutura da empresa (escritórios, indústrias, condomínios, hospitais, bancos, shoppings centers e demais instalações). Ele elabora o planejamento estratégico focando a totalidade dos produtos e/ou serviços que são necessários para a rotina de cada organização. Assim, ele permite que os líderes da empresa foquem no core business do negócio.

Esse segmento tem crescido no Brasil nos últimos anos, atraindo muitos Administradores devido à sua visão global e habilidades de gestão. O faturamento global do mercado de facilities está estimado em US$ 1,15 trilhão, segundo a Associação Brasileira de Property, Workplace e Facility Management (ABRAFAC). Já o mercado brasileiro está estimado em US$ 16,4 bilhões, o que dá aproximadamente R$ 60 bilhões. O setor está em crescimento, com tendência à terceirização e integração de serviços. Estima-se que o setor empregue aproximadamente 1,3 milhões de pessoas atualmente, com os Administradores de Empresas compondo cerca de 35% da força de trabalho, ainda de acordo com a ABRAFAC.

Quando se fala em gestão, é preciso ter em mente que a prática envolve muitas responsabilidades e, no caso do gestor de facilities, não é diferente. O profissional possui uma lista de atribuições, sendo as principais:

Gerenciamento de instalações: O gestor de facilities supervisiona as instalações físicas de uma organização, como escritórios, edifícios, áreas de trabalho, áreas de descanso, salas de reuniões e outras áreas comuns. Eles asseguram que esses espaços estejam em boas condições, seguros e prontos para uso.

Gestão de serviços: Isso envolve a coordenação e o gerenciamento de serviços essenciais para a operação das instalações, como segurança, limpeza, manutenção predial, climatização, abastecimento de água, energia elétrica, telecomunicações, serviços de tecnologia da informação, entre outros. O gestor de facilities pode ser responsável por contratar e supervisionar fornecedores de serviços e garantir que esses serviços sejam prestados de acordo com os padrões estabelecidos.

Orçamento e planejamento: O gestor de facilities é responsável por desenvolver e gerenciar o orçamento relacionado às operações de facilities. Isso inclui o planejamento e o controle de despesas relacionadas à manutenção, reparos, renovações e melhorias das instalações. Eles também podem ser responsáveis por propor e implementar iniciativas de eficiência energética e sustentabilidade.

Gestão de projetos: Quando há projetos relacionados às instalações, como mudanças de layout, expansões ou reestruturações, o gestor de facilities desempenha um papel fundamental. Eles podem colaborar com equipes de arquitetura, engenharia e construção, fornecendo informações e requisitos, supervisionando o andamento do projeto e garantindo sua conclusão dentro do prazo e do orçamento estabelecidos.

Gestão de segurança: O gestor de facilities é responsável por garantir a segurança das instalações e das pessoas que as utilizam. Isso pode incluir a implementação de sistemas de segurança, como controle de acesso, monitoramento por câmeras, sistemas de alarme contra incêndio e treinamentos de evacuação em casos de emergência.

Conformidade regulatória: O gestor de facilities deve estar ciente das regulamentações e normas aplicáveis às instalações, como as relacionadas à saúde e segurança ocupacional, acessibilidade, normas ambientais, entre outras. Eles devem garantir que as instalações estejam em conformidade com essas regulamentações e tomar as medidas necessárias para corrigir qualquer não conformidade identificada.

Gerenciamento de contratos: O gestor de facilities pode ser responsável por negociar e gerenciar contratos com fornecedores e prestadores de serviços. Eles devem garantir que os contratos sejam claros, abrangentes e favoráveis aos interesses da organização. Além disso, eles monitoram o desempenho dos fornecedores e prestadores de serviços para garantir que os níveis de serviço acordados sejam alcançados.

Gestão de mudanças: Em um ambiente corporativo em constante evolução, o gestor de facilities pode lidar com mudanças nas necessidades e demandas das instalações. Isso pode envolver a adaptação do espaço físico, a implementação de novas tecnologias, a acomodação de requisitos específicos de equipes ou departamentos, entre outras mudanças. O gestor de facilities desempenha um papel importante na gestão dessas mudanças, garantindo que elas sejam planejadas e executadas de forma eficiente e mínima interrupção das operações.

Sustentabilidade e responsabilidade social: Cada vez mais, as organizações estão buscando práticas sustentáveis e socialmente responsáveis. O gestor de facilities pode ser responsável por implementar iniciativas relacionadas à redução do consumo de energia, gestão eficiente de resíduos, utilização de materiais ecológicos, promoção de políticas de diversidade e inclusão, entre outras ações.

Gerenciamento de crises: Em situações de emergência, como incêndios, inundações, problemas de segurança ou desastres naturais, o gestor de facilities desempenha um papel fundamental na resposta e recuperação. Eles devem ter planos de contingência em vigor, coordenar as medidas de evacuação e garantir que as instalações sejam restauradas o mais rápido possível.

Habilidades e competências necessárias

Aqui estão algumas das principais características de um gerente de instalações:

• Liderança forte: Os gerentes de facilities precisam liderar diversas equipes de pessoal de manutenção, prestadores de serviços e fornecedores, fornecendo orientações claras e garantindo operações tranquilas.
• Excelente comunicação: A comunicação eficaz com locatários, partes interessadas e equipe é essencial para gerenciar expectativas, resolver problemas e manter todas as partes informadas.
• Habilidades de resolução de problemas: Os gerentes de facilities devem ser rápidos na tomada de decisões, capazes de resolver problemas inesperados, como falhas de equipamentos, emergências ou interrupções de serviços.
• Habilidades de organização: O gerenciamento de várias tarefas, projetos e recursos requer fortes habilidades organizacionais para garantir que as instalações funcionem de forma eficiente e atendam aos padrões de conformidade.
• Atenção aos detalhes: Seja na inspeção de um edifício, na revisão de contratos ou na garantia de protocolos de segurança, a atenção aos detalhes é fundamental para manter altos padrões e evitar erros dispendiosos.
• Conhecimento técnico: Um profundo conhecimento dos sistemas prediais (HVAC, encanamento, elétrica), dos processos de manutenção e das novas tecnologias é fundamental para otimizar o desempenho das instalações.
• Conhecimento financeiro: Os gerentes de facilities geralmente lidam com orçamentos, controlam despesas e supervisionam operações econômicas, o que torna o conhecimento financeiro uma habilidade importante.
• Adaptabilidade: O cenário de gerenciamento de facilities está em constante evolução, com novas tecnologias e práticas de sustentabilidade. A adaptabilidade é fundamental para se manter à frente e implementar novas soluções.
• Orientação para o atendimento ao cliente: Os gerentes de instalações devem garantir uma experiência positiva para os inquilinos e usuários, resolvendo prontamente as preocupações e mantendo um ambiente seguro e confortável.
• Foco na sustentabilidade: Com a crescente ênfase na eficiência energética e nas práticas de construção ecológica, os gerentes de instalações devem priorizar a sustentabilidade nas operações diárias e nas estratégias de longo prazo.

Os gerentes de instalações possuem uma gama diversificada de habilidades que podem ser adquiridas, através de especializações:

• Gerenciamento de projetos

Os gerentes de facilities frequentemente lidam com projetos de grande escala, desde atualizações de edifícios até instalações de sistemas.

• Gerenciamento de propriedades

Os gerentes de facilities geralmente supervisionam a manutenção e os aspectos operacionais dos edifícios. Esse conjunto de habilidades se alinha bem com o gerenciamento de propriedades, em que os profissionais são responsáveis por garantir que os edifícios sejam bem mantidos, que os inquilinos fiquem satisfeitos e que as propriedades permaneçam lucrativas.

• Gerenciamento de ativos

Os gerentes de facilities mantêm e aumentam o valor de ativos físicos, como edifícios e equipamentos. Essas habilidades no gerenciamento do ciclo de vida dos ativos podem ser traduzidas diretamente em funções voltadas para a otimização do valor de imóveis ou outros ativos.

• Gestão de sustentabilidade

Com sua experiência no gerenciamento de iniciativas de eficiência energética e sustentabilidade, eles podem ajudar as organizações a reduzirem suas pegadas ambientais e adotar práticas mais ecológicas.

• Gerenciamento de operações

Os gerentes de facilities supervisionam as operações diárias dos edifícios, desde a manutenção até a segurança. São aptos a funções de gerenciamento de operações em diversos setores. Sua capacidade de gerenciar processos, recursos e equipe é altamente aplicável.

• Gerenciamento de saúde e segurança

Os gerentes de facilities são responsáveis por garantir a conformidade com as normas de segurança e reduzir os riscos nos edifícios.

• Gestão de fornecedores e contratos

Os gerentes de facilities gerenciam relacionamentos com empreiteiros e prestadores de serviços, garantindo que os contratos sejam negociados e cumpridos para atender às necessidades da organização.

• Gestão imobiliária

Os gerentes de facilities entendem as necessidades operacionais dos edifícios e como manter ou aumentar o valor da propriedade, habilidades essenciais no desenvolvimento imobiliário. Eles podem contribuir para o planejamento e a implementação de novos projetos imobiliários.

• Gerenciamento de risco e conformidade

Os gerentes de facilities são hábeis em gerenciar a conformidade com códigos de construção, normas de saúde e segurança e leis ambientais. Essa experiência faz com que eles se adaptem bem às funções de gerenciamento de risco e conformidade, em que a redução dos riscos organizacionais é fundamental.

• Gestão de atendimento ao cliente

Os gerentes de facilities interagem com inquilinos e ocupantes de edifícios, clientes internos nas organizações, garantindo que suas necessidades sejam atendidas e que os problemas sejam resolvidos de forma eficiente. Essas habilidades de atendimento ao cliente e de gerenciamento de relacionamento são valiosas em funções de atendimento ao cliente em muitos setores.

• Gerenciamento de compras

Os gerentes de facilities frequentemente lidam com a aquisição de serviços, suprimentos e equipamentos para as operações do edifício.

• Gerenciamento de imóveis corporativos

Os gerentes de facilities geralmente trabalham com portfólios de imóveis corporativos, garantindo a eficiência operacional e a criação de valor.

• Gerenciamento de logística

Os gerentes de facilities coordenam o movimento de bens e serviços dentro dos edifícios, muitas vezes gerenciando desafios logísticos complexos. Essa experiência em logística pode ser útil para funções de gerenciamento de depósitos, coordenação da cadeia de suprimentos e distribuição.

• Gerente de obras e reformas

Os gerentes de facilities frequentemente supervisionam atualizações, reformas e projetos de infraestrutura de edifícios.

• Gerenciamento de manutenção

Os gerentes de facilities garantem que os sistemas prediais, como HVAC, elétrico e de encanamento, sejam mantidos adequadamente. Essa experiência prática com operações de edifícios é essencial para funções de gerenciamento de manutenção em vários setores.

• Coordenação de eventos

Os gerentes de facilities organizam e coordenam vários eventos, desde reuniões corporativas até realocações em grande escala. Esse conjunto de habilidades organizacionais é primordial para funções de gerenciamento de eventos, em que o planejamento, a logística e a execução são cruciais.

• Análise de dados

Os gerentes de facilities geralmente usam dados de sistemas prediais e registros de manutenção para otimizar as operações. Essa mentalidade analítica e a experiência em gerenciamento de dados é valiosa em funções de análise de dados, especialmente em imóveis e eficiência operacional.

• Planejamento estratégico

Os gerentes de facilities estão envolvidos no planejamento estratégico de longo prazo para manutenção de edifícios, sustentabilidade e melhorias operacionais. Essa experiência em planejamento é aplicável a funções estratégicas em operações comerciais ou gerenciamento de portfólio imobiliário.

Os gerentes de facilities têm uma ampla gama de habilidades que podem ser aplicados em vários setores. Sua experiência em gerenciamento de projetos, supervisão financeira, conformidade, relações com fornecedores e eficiência operacional os torna adequados para carreiras em gerenciamento de propriedades, imóveis, gerenciamento de riscos, compras, operações e muito mais. Seja trabalhando em sustentabilidade, construção ou atendimento ao cliente, os gerentes de facilities trazem uma experiência valiosa que pode aprimorar qualquer organização. Nesse contexto, o papel do Administrador de Empresas em gerenciar facilities é realmente crucial. A capacidade de ter uma visão global e integrar diferentes áreas como finanças, recursos humanos e operações é essencial para o sucesso nessa função. Além disso, a habilidade de liderar equipes e coordenar diversas atividades faz do Administrador um profissional multidisciplinar e altamente valioso no mercado de facilities.

*Rodrigo Bottino do Amaral é Administrador de Empresas (CRA/RJ-20-75590). Contato: rodrigobottino@yahoo.com.br